Veelgemaakte fouten bij e-factureren (en hoe je ze voorkomt)

E-factureren is niet moeilijk, maar er zijn een paar valkuilen waar ondernemers geregeld in stappen. We zetten de meestgemaakte fouten op een rij, met per fout hoe je hem voorkomt.

Fout 1: een pdf per mail zien als e-factuur

Een pdf die je mailt, is geen e-factuur. Voor de computer is het een plaatje dat niet automatisch te verwerken is. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand. Het verschil lees je in Pdf-factuur versus e-factuur. Voorkom de fout door je factuur via je boekhoudpakket en Peppol te versturen, niet als losse pdf-bijlage.

Fout 2: alleen op KVK-nummer checken

Een bedrijf kan onder zijn KVK-nummer of onder zijn btw-nummer in het netwerk staan. Check je alleen op KVK en krijg je niets, dan mis je het misschien. Check daarom altijd allebei. Meer hierover in Wat is een Peppol-ID.

Fout 3: “niet in de Directory” verwarren met “niet aangesloten”

De Peppol Directory is niet compleet. Een bedrijf kan prima e-facturen ontvangen zonder in die openbare lijst te staan. Zie een lege zoekopdracht op naam dus niet als bewijs dat een bedrijf niet is aangesloten. Wat je dan wel doet, lees je in Je bedrijf staat niet in de Peppol Directory.

Fout 4: denken dat het in Nederland al verplicht is

Voor gewone B2B-facturen is e-factureren in Nederland nu niet verplicht. Andersom komt ook voor: denken dat het je nooit raakt. Factureer je aan Belgische bedrijven, dan werk je daar sinds 2026 met Peppol. Zie Is e-factureren verplicht in Nederland en E-factureren naar België.

Fout 5: wachten tot het moet

De laatste valkuil is uitstel. Wie nu al e-factureert, heeft straks minder werk en profiteert meteen van minder fouten en snellere betaling. Aansluiten kan vaak in je bestaande boekhoudpakket. Zie Aansluiten op Peppol.

Twijfel je bij een klant of leverancier? Check het bedrijf op naam of nummer.

Bronnen

• Nederlandse Peppolautoriteit, de officiële toezichthouder voor Peppol in Nederland
• OpenPeppol, de organisatie achter het Peppol-netwerk