Pdf-factuur versus e-factuur: wat is het verschil?

Een pdf die je per mail verstuurt, is geen e-factuur. Het lijkt digitaal, maar voor de computer is het gewoon een plaatje. Een echte e-factuur is een bestand dat software vanzelf kan lezen en verwerken. Hieronder leggen we het verschil uit.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in een vaste, gestructureerde vorm. De gegevens staan als data in het bestand, niet als tekst op een afbeelding. Daardoor haalt de boekhoudsoftware van je klant het factuurnummer, het bedrag en de btw er zelf uit, zonder dat iemand iets overtypt. In Europa is hiervoor een standaard afgesproken (EN 16931). Op het Peppol-netwerk gebruiken de meeste partijen het formaat Peppol BIS Billing 3.0.

Waarom een pdf niet meetelt

Een pdf is gemaakt om gelezen te worden door een mens, niet door een computer. Je klant moet de gegevens overnemen of door een scanprogramma (OCR) halen, en dat gaat geregeld mis. Volgens de Europese afspraken telt een pdf daarom niet als e-factuur, ook niet als je hem netjes digitaal verstuurt. Het gaat niet om hoe je de factuur verstuurt, maar om de vorm van het bestand.

Wat een echte e-factuur je oplevert

• Minder fouten: de gegevens komen automatisch goed binnen.
• Sneller betaald: de factuur staat meteen klaar in de administratie van je klant.
• Minder werk: geen overtypen, geen scannen.
• Klaar voor de regels: steeds meer landen en overheden vragen om echte e-facturen.

Hoe verstuur je een e-factuur?

Je maakt een e-factuur niet zelf in Word of Excel. Je boekhoud- of facturatiesoftware doet dat voor je, zodra die is gekoppeld aan een access point (je Peppol-provider). Via dat access point gaat de factuur over het Peppol-netwerk naar je klant. Veel bekende pakketten in Nederland kunnen dit al.

Verplicht of niet? Dat verschilt per situatie. Lees of e-factureren verplicht is in Nederland, en wat er geldt als je aan Belgische bedrijven factureert.

Wil je weten of een bedrijf al bereikbaar is voor e-facturen? Check het bedrijf op KVK-nummer, btw-nummer of naam. Meer over hoe je adres in het netwerk werkt, lees je in Wat is een Peppol-ID.

Bronnen

• Nederlandse Peppolautoriteit, de officiële toezichthouder voor Peppol in Nederland
• Peppol BIS Billing 3.0, het gangbare formaat voor e-facturen op het netwerk